南航“十分”关爱基金会档案管理办法

第一条 为进一步规范南航“十分”关爱基金会档案管理工作，有效保护和利用档案,使档案信息更好地为基金会各项慈善和公益活动服务，根据《中华人民共和国档案法》及民政部对慈善基金会相关管理规定，结合基金会实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所称基金会档案是指南航“十分”关爱基金会在各项慈善及公益活动中直接形成的，对社会、南航、基金会具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。

第三条 基金会档案工作是基金会管理的基础性工作，基金会各部门及个人对档案享有依法查阅、使用的权利，负有管理、保护的义务。任何部门和个人不得将档案据为己有或拒绝归档。

第四条 基金会档案工作实行集中管理与分散管理相结合，并以集中管理为主。基金会重要档案由基金会办公室集中统一管理，一般记录性档案由南航有关部门或单位管理，以便于及时利用和查阅。单位各单位在各项慈善、公益活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。基金会办公室于每年年中、年底对各部门重要档案进行统一归档。

第五条 基金会办公室是基金会档案工作的主管部门，负责对基金会档案工作实行统筹规划、组织协调，并对各部门归档工作进行指导、监督和检查。基本职责为：

1.贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策,建立健全各项规章制度；

2.统一管理基金会的全部重要档案,做好档案实体的收集整理、立卷保管、统计利用、鉴定销毁等工作；

3.对基金会各部门的档案工作进行监督指导。

第六条 归档材料应按照国家和基金会有关规定、标准和要求，进行整理、编目。以确保档案齐全、完整、准确、系统，反映基金会各项活动的真实内容和过程。

第七条 基金会归档文件包括：

1.基金会对外捐款及接受捐款相关文件及证明；

2.基金会与有关单位的重要来往函件；

3.基金会会议记录、纪要和决定，参与外部会议会议文件、情况汇报等；

4.基金会理事会文件及相关记录；

5.基金会的发文和收文；

6.基金会工作计划及总结；

7.基金会捐赠学生档案；

8.其他相关文档。

第八条 借阅档案要履行借阅手续，一般档案最长借阅不超过10天。借阅人不得转借、拆卸、调换、污损档案，不得在文件上圈点、划线和涂改。

第九条 本办法的修改权、解释权属基金会。

第十条 本办法自2018年9月1日起执行。